La gestión de compras de bienes y servicios se torna cada vez más complejo y relevante para las empresas, como consecuencia de:

1. La dependencia que existe de los proveedores para la elaboración, puesta en marcha y prestación de los servicios;
2. Sumado a lo anterior, la disponibilidad y calidad de los servicios depende de la disponibilidad y calidad de los productos y servicios contratados;
3. La adquisición de bienes y servicios tiene asociado riesgos que puede tener alto impacto financiero y reputacional.
4. Puede ser un punto único de falla, al no contar con proveedores alternativos que efectúen la prestación tercerizada;
5. Los costos asociados a los productos y servicios representan un monto relevante de los estados financieros.
6. Las prestaciones y acuerdos muchas veces no son formalizadas a través de un contrato, o éstos no contemplan todas las cláusulas necesarias para resguardar los intereses de la empresa.

Por consiguiente, hemos elaborado un modelo que tiene por objetivo estructurar, formalizar y optimizar las actividades requeridas para llevar a cabo adecuadamente la adquisición de productos y servicios. El modelo propuesto es aplicable a empresas grandes, medianas y pequeñas, y para todos los sectores (industriales, comerciales, públicos y sin fines de lucro).

A continuación, se presenta un extracto del modelo, el cual contiene parte de las buenas prácticas recomendadas para la adecuada gestión de compras y proveedores.

Gestión de Compras y Proveedores

Nota introductoria

Es difícil imaginar que alguna empresa, ya sea pública o privada, de tamaño pequeño, medio o grande, pueda llevar a cabo sus operaciones sin la contratación de algún servicio. En estos tiempos, es frecuente la externalización de aquellas prestaciones que no son propias del giro, se contratan servicios de desarrollo de software, funciones de mesas de ayuda, de cobranza, de housing, entre otros. Algunos de estos servicios son críticos y claves en la operación diaria de los negocios y tienen alto impacto en la calidad, eficiencia y seguridad de las operaciones, cuyos precios representan un monto nada de despreciable en los estados financieros. Sumado a lo anterior, existen requisitos de cumplimiento (leyes, circulares, normas de carácter general) y compromisos de cumplimiento (por ejemplo, adhesión a las normas ISO 9001, ISO 27001, ISO 22301, entre otras) que están relacionados con las prestaciones externalizadas, las cuales deben abordarse adecuada y correctamente, de forma tal de evitar incumplimientos y sus riesgos asociados.

Producto de lo señalado precedentemente, presentamos a continuación una recopilación de recomendaciones para gestionar el proceso de compras y proveedores.

Proceso gestión de compras y proveedores

La gestión de compras y proveedores requiere llevar a cabo actividades previas a la contratación de servicios, durante la prestación, y una vez que se pone término al contrato. La siguiente figura representa el proceso gestión de contratos y proveedores, el cual se compone de seis etapas. Además, incorpora parte de la normativa interna y legal que debiera ser considerada para gestionar adecuadamente el proceso. De las seis etapas que se aprecia, se explicará con cierto nivel de detalle, la primera de ellas, “Selección”. Esperamos incluir las etapas restantes en un futuro no muy lejano.

Aspectos legales y normativa interna

Es recomendable elaborar una política que establezca las directrices, requisitos y condiciones a las cuales debe adherir el personal que participa en los procesos de compra de productos y/o servicios. Dicha política al menos debiera contener:

1. Áreas, roles y responsabilidades de quienes participan en el proceso de gestión de compras y proveedores.
2. Los documentos relacionados como leyes, normativa interna, código de ética, protocolos y procedimientos.
3. Sanciones que se aplicarán en caso de incurrir en incumplimientos de la política.
4. Reglas claras que orienten sobre las exigencias en cada una de las etapas.

A continuación, a modo de ejemplo, se presenta algunas de las principales disposiciones que recomendamos incorporar en la Política de Compras y Proveedores.

1. Etapa Selección

Cuando se requiere comprar productos y/o servicios que son críticos para la operación de la empresa, y/o cuando la información a la que tendrá acceso es de carácter confidencial, se debe proceder de forma rigurosa para seleccionar aquellos proveedores que cumplan con las condiciones de capacidad, calidad y seguridad requeridas, de forma tal de no afectar la operación, y mitigar la materialización de los riesgos asociados. En la siguiente figura, se observa las principales actividades que se deben llevar a cabo para seleccionar adecuadamente los proveedores. Se establece también cuáles son sus entradas y salidas.

A continuación, un breve resumen de lo que implica llevar a cabo cada una de las actividades.

1.1 Evaluación Técnica

La evaluación técnica depende del tipo de producto y/o servicio que será adquirido. Para proveedores de desarrollo de software, sugerimos las recomendaciones de CMMI que son parte del área clave de proceso “Supplier Agreement Management”. Algunas consideraciones de dicha área clave de proceso son:

1.1.1 Establezca los criterios para identificar los factores que serán importantes para el servicio, por ejemplo:

• Localización geográfica de proveedores
• Antecedentes de desempeño de proveedores en trabajos similares
• Capacidad de Ingeniería
• Staff y facilidades disponibles para ejecutar el trabajo
• Priorizar la experiencia en aplicaciones similares

1.1.2 Determine los productos resultantes de la evaluación técnica, por ejemplo:

• Lista de proveedores candidatos
• Lista de proveedores preferidos
• Justificación de la selección de proveedores
• Ventajas y desventajas de los proveedores candidatos
• Criterios de evaluación
• Solicitud de materiales y requisitos

 1.1.3 Determine las tareas que se llevarán a cabo, por ejemplo: 

• Establecer y documentar los criterios para evaluar potenciales proveedores.
• Identificar potenciales proveedores y distribuirles los pedidos y requisitos.
• Evaluar propuestas de acuerdo con los criterios de evaluación.
• Evaluar los riesgos asociados con cada una de las propuestas de proveedores.
• Evaluar la capacidad de las propuestas de proveedores para ejecutar el trabajo.

Ejemplos de métodos para evaluar la capacidad de propuesta de proveedores

• Evaluación de prioridad por experiencia en aplicaciones similares
• Evaluación de prioridad por ejecución de trabajos similares
• Evaluaciones de capacidad
• Evaluación del personal disponible para realizar el trabajo
• Evaluación de las instalaciones y de los recursos disponibles

La evaluación técnica culmina con un ranking de los proveedores que participaron en las propuestas de servicios. El o los candidatos preseleccionados serán sometidos a las revisiones de los aspectos comerciales y legales que a continuación se explican brevemente.

1.2. Revisión de antecedentes comerciales

Es posible que una empresa cumpla satisfactoriamente con la evaluación técnica, pero en la revisión de los antecedentes comerciales, tributarios y/o los legales, puede quedar de manifiesto que dicho proveedor no de garantías suficientes. Cada empresa debe determinar el orden en que llevará a cabo estas actividades, es decir, si comenzará primero con la evaluación técnica o con la revisión de antecedentes comerciales, o ambas a la vez.

Certificado de antecedentes comerciales

El certificado de antecedentes comerciales es un documento oficial emitido por el Boletín Comercial, que registra la información de protestos y morosidades vigentes en el banco de datos “Boletín Comercial” y las morosidades vigentes en la base de datos de “Morosidad en Sistemas Financiero/Comercial – INFOCOM”, administrados por la Cámara de Comercio de Santiago. Este certificado permite a los titulares de los datos conocer o acreditar su situación comercial ante terceros, y contiene la siguiente información: 

Informe Comercial – Obligaciones vencidas y no pagadas:   

a) Publicadas en el Boletín Comercial: Cheques Protestados, Letras Protestadas, Pagares Protestados, Cuotas Morosas

b) Publicadas en la Base de Datos Morosidad en Sistemas Financiero / Comercial – INFOCOM: Cuotas Morosas

Documentos a Publicar – Obligaciones vencidas y no pagadas que serán publicadas en la próxima edición del Boletín Comercial: Cheques Protestados, Letras Protestadas, Pagares Protestados, Cuotas Morosas

Boletín Laboral Trabajador – Obligaciones publicadas en el Boletín de Infractores a la Legislación Laboral y Previsional de la Dirección del Trabajo: Deudas Previsionales del Empleador

1.3 Revisión de antecedentes tributarios

La revisión de antecedentes tributarios se lleva a cabo utilizando la carpeta tributaría electrónica personalizada. A través de este tipo de carpeta, la empresa puede seleccionar el tipo de información a enviar a un tercero, la cual puede abarcar los siguientes ítems:

• Representante legal escritura social.
• Conformación de sociedad escritura social de constitución.
• Participación en sociedades escritura sociales de participación.
• Últimos documentos tributarios autorizados.
• Observaciones tributarias.
• Propiedades y Bienes Raíces.
• Resumen Boletas de Honorarios Electrónicas emitidas en los últimos 12 meses.
• Declaraciones de IVA (F29). Aquí, se puede seleccionar de 0 a 36 períodos mensuales anteriores (formulario compacto).
• Declaraciones de Renta (F22). Aquí, se puede seleccionar de 0 a 4 períodos anuales anteriores (formulario compacto).

1.4 Revisión de antecedentes legales

Las sociedades son organizaciones, en las que una o más personas nacionales o extranjeras se obligan a hacer un aporte en dinero con el fin de repartirse las utilidades que genere el desarrollo de la empresa. Con este contrato se crea una persona jurídica independiente que responde, según el tipo de sociedad que se elija, conforme a la ley. En Chile, las sociedades pueden tener cualquier objeto de lucro mientras no sea contrario a la ley, a la moral y a las buenas costumbres. Sin embargo, la ley ha exigido que ciertas sociedades de objeto especial sólo pueden revestir una forma determinada, en general sociedades anónimas, y normalmente están sometidas al control de la autoridad, es el caso de los bancos, instituciones financieras, compañías de seguros, administradoras de fondos mutuos o de fondos de inversión, administradoras de fondos de pensiones, instituciones de salud previsional, bolsas de comercio y en menor medida, agentes de valores y corredores de bolsa se encuentran en esta categoría.  Además, por regla general, la ley chilena no exige un capital mínimo para constituir una sociedad, salvo en el caso de algunas sociedades anónimas especiales. La Escritura Pública de Constitución de Sociedad establece:

1. El nombre de la sociedad.
2. El tipo de sociedad.
3. El giro o actividad económica a la cual se dedicará.
4. Los socios que la conformarán y sus aportes de capital respectivos.
5. La forma de administración.
6. La forma de repartición de las utilidades y cómo se responderá en caso de pérdidas.
7. La manera de solución de conflictos.
8. El régimen para la disolución y liquidación de la sociedad
9. El domicilio de la sociedad.
10. El plazo de duración de la sociedad.

La revisión de antecedentes legales se centra en verificar que quienes firman el contrato de prestación de servicios, sean los representantes legales de la empresa, y que éstos cuenten con los poderes para actuar en nombre de ella.

1.5 Resultados de la Etapa Selección

El resultado de la etapa Selección es un informe que resume los antecedentes y fundamentos de la elección tomada. Él o los candidatos seleccionados deberán proceder a la segunda etapa del proceso que consiste en formalizar el servicio a través de un contrato.

2. Disposiciones generales de contratos con proveedores

A continuación, presentamos algunos ejemplos de disposiciones que es recomendable incorporar en contratos de proveedores.

3. Resumen de actividades y/o controles relevantes del proceso

Finalmente, a modo de resumen se presenta en la siguiente tabla las actividades y/o controles de algunos de los controles que son parte del proceso Gestión de Contratos y Proveedores.

Como se señaló en las notas introductorias, este trabajo es un resumen del modelo de gestión de compras y servicios. Si desea más información, dirija sus consultas a contacto@strategia.cl.